Vorlage - 2021/077  

Sachlage:

Nach einer Anlaufphase von mehreren Jahren funktioniert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Grenzinfopunkten gut. Die regelmäßige Abstimmung im Orga-Team und im Lenkungsausschuss führt dazu, dass an allen GrenzInfoPunkten ein durchgängig hochwertiger Service für die verschiedenen Zielgruppen angeboten werden kann. Um dies zu gewährleisten, wurden verschiedene Vereinbarungen zwischen den GrenzInfoPunkten getroffen, unter anderem die "Kooperationsvereinbarung zwischen den GrenzInfoPunkten" zum "Kooperationsplan 2020" vom 9. Mai 2019.

Auch die drei GrenzInfoPunkte euregio rhein-maas-nord, Aachen-Eurode und Maastricht streben eine weitere Zusammenarbeit an. Ziel ist es, die Leistungen innerhalb der Regionen zu verbessern und für alle Zielgruppen stärker zu sichern sowie die Kräfte zu bündeln. Auf diese Weise können sich die drei Standorte gegenseitig mit ihren Stärken und Kompetenzen unterstützen. Die Wahl ist logisch, zum einen aufgrund der geografischen Nähe (gemeinsames Arbeitsgebiet von Limburg und der Regionen Aachen und Mönchengladbach), zum anderen aber auch aufgrund der guten und häufigen Kontakte zwischen den Mitarbeiter*innen der drei Informationsstellen.

Die drei Grenzinformationsstellen haben gemeinsame Interessen und Herausforderungen, wie z.B. die Gewinnung und Bindung kompetenter Mitarbeiter*innen, den Umgang mit Personalengpässen und die Bündelung der Kräfte bei Veranstaltungen. Sie verfügen auch über die gleichen Systeme zur Meldung und Registrierung von Daten, das sogenannte Fall-Management-System für die Bearbeitung der Kundenanfragen. Für die Kunden ergäbe sich hieraus der Vorteil, dass die Beratung sowohl in der Qualität als auch in der räumlichen Nähe besser gewährleistet werden kann.

Auf der Grundlage dieser Feststellungen haben die oben genannten Parteien den Ehrgeiz, die Zusammenarbeit weiter zu intensivieren und vereinbaren daher Folgendes:

1. Die drei Grenzinfopunkte reduzieren die Verwundbarkeit ihrer relativ kleinen Organisationen. Sie erhöhen die Gewährleistung der Auskunftsfähigkeit auch bei reduzierter Verfügbarkeit des Personals beispielsweise durch Krankheit, Schulung und Urlaub, wenn diese nicht innerhalb eines GrenzInfoPunktes aufgefangen werden kann. Dies wird durch die folgenden Aktionen realisiert:

1. An allen drei GrenzInfoPunkten wird die technische Möglichkeit der Telefonumleitung geschaffen, so dass bei Bedarf zu bestimmten Zeiten ein gemeinsamer Telefondienst eingerichtet werden kann. Selbstverständlich bleiben die individuellen Kontaktdaten erhalten.
2. Die drei GrenzInfoPunkte verwenden derzeit unterschiedliche Versionen des sogenannten "Fall Management Systems". In diesem System werden die Informationsanfragen für jeden GrenzInfoPunkt registriert. Durch die Mitarbeiter*innen wird ein gegenseitiger Zugriff auf die Systeme gewährleistet, so dass Fälle von einem der anderen GrenzInfoPunkte übernommen werden können, ohne dass die Beratung beeinträchtigt wird oder die Kunden erneut Kontakt mit einer anderen Stelle aufnehmen müssen. In der Praxis bedeutet dies, dass ein*e Mitarbeiter*in jedes GrenzInfoPunktes auf freiwilliger Basis für die anderen GrenzInfoPunkte mitarbeitet und einen eigenen Zugang zu den jeweiligen Fallmanagementsystemen erhält. Auf diese Weise kann der Austausch gewährleistet werden, ohne die Systeme vollständig zu integrieren.

2. Der Arbeitsmarkt für (erfahrene) Berater*innen ist rar. Hier können gemeinsam Schritte unternommen werden:
   Die drei GrenzInfoPunkte positionieren sich stärker als Arbeitgeber und als Chance für (junge) Absolvent*innen. Sie untersuchen die Möglichkeit, Praktika und Trainee-Programme mit Universitäten und Fachhochschulen sowie anderen externen Parteien in Deutschland, Belgien und den Niederlanden.  Eine solche Zusammenarbeit bietet auch Möglichkeiten, die Arbeit für potentielle Mitarbeiter*innen interessant zu halten.
3. Treffen und Veranstaltungen, wie z. B. Gruppentreffen für Arbeitgeber, werden in jedem Fall rechtzeitig koordiniert (Jahresplanung) und, wo nötig und sinnvoll, gemeinsam organisiert, abwechselnd initiiert von einem der GrenzInfoPunkte. Auf diese Weise werden Überschneidungen im gemeinsamen Arbeitsbereich vermieden und die GIPs treten gegenüber dem Kunden (Einwohner, Unternehmen) geschlossen auf.
4. Sprechtage bzw. -stunden (vor Ort oder mit Externen) werden bei Bedarf aufeinander abgestimmt und in einer gemeinsamen Publikation zusammengefasst. Auch die Sprechstunden auf den Websites werden aufeinander abgestimmt, so dass die Kunden für eine persönliche Beratung eine große Auswahl an Terminen und Orten im gemeinsamen Arbeitsgebiet haben.
5. Neue Kooperationsmöglichkeiten und Zielgruppen im Bereich der Drittstaatsangehörigen, Expats und Arbeitgeber werden gemeinsam erkundet und abgestimmt, auch mit den relevanten Hochschulen und Universitäten im Arbeitsgebiet.
6. Es findet eine regelmäßige gegenseitige Beratung über den Stand der Dinge und den Fortschritt statt.
7. Für die praktische Umsetzung der oben genannten Vereinbarungen werden personenbezogene Daten in begrenztem Umfang erhoben. Diese Datenübermittlung findet ausschließlich in EU-Ländern und zwischen den genannten GrenzInfoPunkten statt. Die Daten werden ausschließlich zur Beantwortung von Fragen durch die Mitarbeiter*innen der GrenzInfoPunkte übermittelt. Die Daten werden nicht für andere Zwecke verwendet. Im Übrigen gelten das AVG und die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der betroffenen Organisationen. Die Vertraulichkeit der Daten wird von den einzelnen GrenzInfoPunkten jederzeit gewährleistet. Bei Unregelmäßigkeiten in der Datenverarbeitung werden die anderen GrenzInfoPunkte unverzüglich informiert.

Beschlussempfehlung:

Der Ausschuss für (eu)regionale Arbeit, Fachkräftesicherung, Bildungs- und Wissensregion empfiehlt der Verbandsversammlung die Zusammenarbeit der Grenzinfopunkte zu intensivieren und eine entsprechende Kooperationsvereinbarung zu unterzeichnen.

Personelle Auswirkungen:

Anteilige Personal- und Sachkosten

Finanzielle Auswirkungen:

Finanzierung im aktuellen Haushalt sichergestellt.

Anlage/n: keine